Tarefas do Profissional de Secretariado

Os secretários são os profissionais responsáveis pelas diversas tarefas administrativas necessárias ao correto funcionamento de uma administração, serviço ou escritório. As tarefas de secretariado são, entre outras, processar, datilografar e traduzir relatórios, cartas e atas, atender telefonemas, receber visitantes, marcar encontros e entrevistas, contactar clientes, preencher impressos, enviar documentos através de fax e correio e organizar e manter diversos ficheiros e dossiers.

Podem também preparar processos para a chefia, compilando a documentação e a informação necessárias, transmitir decisões, providenciar reuniões de trabalho e redigir as suas atas, tirar fotocópias, receber e classificar correspondência e documentos, efetuar a marcação de viagens e assegurar a ligação entre os profissionais que secretariam e o resto dos elementos da organização, planear e organizar a rotina diária e mensal da chefia/direção, providenciando pelo cumprimento dos compromissos agendados.

Assim, o Profissional de secretariado tem de:

• Organizar a agenda, efetuando a marcação de reuniões, entrevistas e outros compromissos, tendo em conta a sua duração e localização e procedendo a eventuais alterações;
• Organizar reuniões, elaborando listas de participantes, convocatórias, preparando documentação de apoio e providenciando pela disponibilização e preparação do local da sua realização, incluindo o equipamento de apoio;
• Organizar deslocações efetuando reservas de hotel, marcação de transporte, preparação de documentação de apoio e assegurando outros meios necessários à realização das mesmas. Assegurar a comunicação da chefia/direção com interlocutores, internos e externos, em língua portuguesa ou estrangeira.
• Receber chamadas telefónicas e outros contactos, efetuando a sua filtragem em função do tipo de assunto, da sua urgência e da disponibilidade da chefia/direção, ou encaminhando para outros serviços;
• Acolher os visitantes e encaminhá-los para os locais de reunião ou entrevista;
• Contactar o público interno e externo no sentido de transmitir orientações e informações da chefia/direção.
• Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da chefia/direção;
• Selecionar, registar e entregar a correspondência urgente e pessoal e encaminhar a restante a fim de lhe ser dada a devida sequência;
• Providenciar a expedição da correspondência da chefia/direção;
• Organizar uma viagem (viagem de comboio; viagem de automóvel; viagem de avião, etc.), tratando dos respetivos documentos (passaporte; documentos de sanidade; seguro de viagem; aspectos financeiros da viagem; outros aspectos práticos; pedido de título de transporte e de hotel; escolha e reserva dos hotéis e da viagem de regresso).