Gestão do Tempo

Atualmente, o tempo é um recurso escasso e precioso. A vida profissional é cada vez mais exigente, sendo difícil conciliá-la com a vida pessoal. Assim, saber gerir o tempo é fundamental para se ser bem sucedido e ter uma vida mais organizada e com menos stress.

A nossa vida é afetada pelos ritmos do dia: fazemos a alternância entre estarmos acordados e a dormir e muitos dos processo químicos do corpo são organizados tendo por base o dia e a noite. Por exemplo, a temperatura do corpo e a pressão arterial são mais baixas à noite do que durante o dia, e o apetite varia.

O relógio interno

O cérebro tem um relógio interno: uma pequena coleção de células nervosas que controlam o nosso ritmo diário. O relógio interno tem o seu próprio ritmo de 24,5 horas por média, mas mantém-se em sintonia com a luz do dia e a atividade de 24 horas.
 

Pessoas A e B

O ritmo dos relógios internos varia ligeiramente. Talvez seja esta a razão pela qual as pessoas A se sentem muito frescas pela manhã e cansadas à noite, enquanto que as pessoas B só acordam bem a meio do dia e só estão verdadeiramente bem à noite. Os investigadores acreditam que o relógio interno de uma pessoa A tem um ritmo ligeiramente mais rápido do que a média das 24,5 horas e que o da pessoa B tem um ritmo ligeiramente mais lento.

 

Faça uma boa Gestão do Tempo

A falta de tempo na nossa vida profissional é, cada vez mais, um problema. Quantas vezes ouvimos as pessoas dizer, por exemplo, que não têm tempo ou que terão de prolongar o seu trabalho na hora de almoço ou ao fim do dia, e ainda que precisavam que o seu dia tivesse mais umas horas para poder fazer tudo o que queriam.
Não podemos alterar o número de horas que um dia tem, mas podemos interferir na gestão do nosso tempo, rentabilizando o tempo que gastamos, e tornando-nos mais produtivos, obtendo assim maiores ganhos (quer em tempo quer em dinheiro).

Para conseguir uma melhor gestão do tempo, é essencial manter uma agenda. Assinalar as tarefas que vão sendo executas, o tempo despendido na sua realização, e também, de quais as alturas do dia mais produtivas.

A intenção é verificar o que foi feito e quanto tempo demorou a sua execução. Pode ser surpreendente descobrir que, inesperadamente, se perde muito tempo com situações como ler o email, esperar por compromissos devido aos atrasos ou realizar tarefas ou actividades solicitadas pelos colegas. Daqui pode ser realizada uma lista com oportunidades de melhoria na utilização do tempo.

Definir prioridades

A constante solicitação para a realização de inúmeras tarefas obriga os indivíduos a optarem por algumas delas. A melhor forma de realizar essa opção é através da definição de prioridades.

Uma boa forma de definir as prioridades é adoptar uma matriz semelhante a esta:

Tarefas A – são urgentes e importantes e exigem atenção ou execução imediata.

Tarefas B – são importantes mas não urgentes. Geralmente, são as tarefas B que ocupam a maior parte do tempo diário.

Tarefas C – são as mais baixas na hierarquia. São as chamadas tarefas de rotina, que exigem um mínimo de concentração, mas não são verdadeiramente importantes ou urgentes. Essas tarefas podem ser adiadas, dispensadas ou delegadas.

A hierarquia de tarefas não é uma estrutura rígida: as tarefas podem mudar de grau de  importância por causa de informações que vão chegando ou alterações imprevistas. Quando há uma grande solicitação para executar diversas tarefas, pode ser útil realizar uma lista dos prazos em que estas devem ser concluídas.

 

Evitar o excesso de tarefas

No trabalho existem muitas tarefas para realizar, algumas das quais são pouco importantes, não são da nossa competência, ou poderiam ser desempenhadas por outros indivíduos. Para evitar o excesso de tarefas o melhor é não assumir mais trabalho do que aquele que realmente se pode fazer. Uma boa forma de o fazer é utilizando a assertividade, sabendo dizer não quando é proposta mais uma tarefa num momento em que se está atolado de trabalho.

Ao analisar todas as atividades que tem de ser realizadas, deve ser claro que algumas tem prioridade sobre as outras, pelo as tarefas menos prioritárias, como foi referido, podem ser adiadas, dispensadas ou delegadas, para que as mais prioritárias sejam corretamente desempenhadas.

Isto irá proporcionar uma melhor gestão de tempo, na medida em que deixará o indivíduo mais livre para se ocupar de atividades que só ele pode realizar.

O Desorganizado