Para aumentar a eficácia do seu desempenho no local de trabalho deve seguir alguns conselhos:
Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje
Não acumule assuntos pendentes nem papéis em cima da secretária. Organizar o seu trabalho fazendo todos os dias uma escala de tarefas, ordenando-as segundo a sua importância. Cumpra essa planificação.
Organize o espaço físico
Só assim poderá desenvolver o hábito de não adiar o que tem para fazer. A desorganização é um sério impedimento à eficaz tomada de decisões. E o excesso de papel é um dos culpados.
Examine diariamente os documentos que se vão acumulando em cima da secretária e faça imediatamente uma seleção, rejeitando os que não lhe interessam. Tenha três bandejas no seu escritório: uma para a entrada de documentos, outra para os assuntos pendentes e outra ainda para o material que deverá sair diariamente.
Discipline as interrupções
Durante o dia recebe dezenas ou centenas de telefonemas, cartas e e-mails que interrompem o seu trabalho subitamente. Dedique uma hora do dia, preferencialmente assim que chega ao escritório, para pôr a correspondência em dia e fazer os telefonemas que necessita.
Evite as conversas de corredor ou as paragens frequentes para café durante as horas de expediente.
Crie rotinas de tarefas
Crie rotinas de tarefas
Efetuar determinadas tarefas regulares de forma rotineira diminui o tempo de concretização. O objetivo é perder o mínimo de tempo possível nas tarefas menos importantes e reservar mais tempo para aquelas a que tem que dedicar mais atenção. Por isso, faça diariamente uma listagem das tarefas que desempenhou e o tempo que lhes dedicou. Ao fim de algumas semanas, selecione as que realizou mais vezes, compare os tempos e poderá identificar algumas ineficiências e áreas em que terá que melhorar o desempenho. Não cometa o erro de eliminar sistematicamente as tarefas rotineiras da sua agenda.
Faça uma planificação das tarefas
Faça uma planificação das tarefas
Diariamente, dedique algum tempo a planear as atividades logo pela manhã e acompanhe o desenrolar dos acontecimentos ao longo do dia. Semanalmente, examine a sua agenda, os arquivos de trabalho e a lista de assuntos pendentes; estabeleça prioridades, planeie o trabalho da semana e reserve algum tempo para assuntos inesperados. Faça ainda um plano mensal para o mês seguinte, que poderá ir completando diariamente.
Reveja a lista de material de apoio
A falta de material a meio de um dia de trabalho pode provocar atrasos irrecuperáveis. Verifique logo de manhã se tem à mão canetas, papel e outros materiais de que poderá precisar ao longo do dia; não se esqueça igualmente de verificar se a fotocopiadora e a máquina de fax estão abastecidos de papel; se este se esgotar, reponha-o de imediato.
Seja persistente na organização
Seja persistente e mantenha as rotinas e os hábitos de organização. Centralizar o registo de todas as tarefas, por mais pequenas que sejam, numa agenda ou num caderno elimina os pequenos pedaços de papel e os post-it espalhados e colados pela sua secretária. Não desista.
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