1. Caracterização da Disciplina
Integrada na componente de Formação Técnica, a disciplina de Técnicas de Secretariado visa proporcionar aos formandos a aquisição de competências e atitudes que lhes permitam apreender conceitos e aplicar conhecimentos, utilizando os instrumentos adequados ao exercício de uma profissão, cada vez mais exigente perante novos desafios, quer a nível científico, quer tecnológico.
Assim, deverão ser assegurados, numa perspectiva teórico-prática, toda uma série de conceitos e práticas que envolvam os temas programados, visando um conjunto de atividades importantes para o desenvolvimento da empresa/organização/instituição.
A disciplina de Técnicas de Secretariado, com uma carga horária de 680 horas, desenvolver-se-á ao longo dos 3 anos do curso.
2. Visão Geral do Programa
Os conteúdos programáticos da disciplina foram elaborados tendo por base um conjunto de temas que se ajustam às funções que serão desempenhadas pelo Técnico de Secretariado e que se articulam com a dimensão económica da realidade social, quer nacional quer local.
A sequência modular proposta está dividida em 12 temas, sendo cada um deles composto por um ou vários módulos, em função da especificidade de cada área temática.
TEMA I – A EMPRESA E SUA ORGANIZAÇÃO - 60 horas
Módulo 1 – ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DAS ORGANIZAÇÕES - 18 horas
Módulo 2 – ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO - 21 horas
Módulo 3 – O LOCAL DE TRABALHO - 21 horas
TEMA II – A FUNÇÃO SECRETARIADO - 39 horas
Módulo 4 – O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO - 21 horas
Módulo 5 – O SECRETARIADO NA ACTUALIDADE - 18 horas
TEMA III – ATENDIMENTO E IMAGEM - 60 horas
Módulo 6 – TÉCNICAS DE ATENDIMENTO - 30 horas
Módulo 7 – PROTOCOLO E IMAGEM - 30 horas
TEMA IV – DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E BANCÁRIA - 60 horas
Módulo 8 – CONTRATO DE COMPRA E VENDA - 36 horas
Módulo 9 – OPERAÇÕES BANCÁRIAS - 24 horas
TEMA V – A COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL - 124 horas
Módulo 10 – A COMUNICAÇÃO E A INFORMAÇÃO - 36 horas
Módulo 11 - A COMUNICAÇÃO INTERNA - 21 horas
Módulo 12 – A CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL E SÓCIOPROFISSIONAL - 33 horas
Módulo 13 – A CORRESPONDÊNCIA ADMINISTRATIVA - 36 horas
TEMA VI – GESTÃO DA INFORMAÇÃO - 39 horas
Módulo 14 – CIRCUITO DA DOCUMENTAÇÃO – 18 horas
Módulo 15 – ARQUIVO - 21 horas
TEMA VII – ESCRITÓRIO ELECTRÓNICO - 60 horas
Módulo 16 – O COMPUTADOR COMO FERRAMENTA DE TRABALHO NO
SECRETARIADO - 30 horas
Módulo 17 – REGISTO ELECTRÓNICO DA INFORMAÇÃO -30 horas
TEMA VIII – REUNIÕES DE TRABALHO - 36 horas
Módulo 18 – REUNIÕES DE TRABALHO - 36 horas
TEMA IX – VIAGENS E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS - 57 horas
Módulo 19 – VIAGENS DE NEGÓCIOS - 21 horas
Módulo 20 – ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS - 36 horas
TEMA X– COMÉRCIO INTERNACIONAL - 36 horas
Módulo 21 – COMÉRCIO INTERNACIONAL – 36 horas
TEMA XI – FORMAÇÃO E PROMOÇÃO PROFISSIONAL - 36 horas
Módulo 22 – FORMAÇÃO E PROMOÇÃO PROFISSIONAL - 36 horas
TEMA XII – A ACTIVIDADE DO SECRETARIADO NOS DIVERSOS
DEPARTAMENTOS - 72 horas
Módulo 23 – DEPARTAMENTO COMERCIAL E MARKETING - 36 horas
Módulo 24 – DEPARTAMENTO FINANCEIRO E RECURSOS HUMANOS -36 horas
Sugere-se que no 1º ano do curso sejam abordados os temas I, II, III e IV: “A Empresa e a Sua Organização”, “A Função Secretariado”, “Atendimento e Imagem” e “Documentação Comercial e Bancária”; no 2º ano, os temas V, VI e VII: “A Comunicação Organizacional”, “Gestão da Informação” e “Escritório Electrónico”; no 3º ano, os temas VIII, IX, X, XI e XII: “Reuniões de Trabalho”, “Viagens e Organização de Eventos”, “Comércio Internacional”, “Formação e Promoção Profissional” e “A Atividade do Secretariado nos Diversos Departamentos”.
Nestes temas/módulos poderá ser feita uma abordagem ao nível das Organizações de Economia Social que se concretiza ao nível da exemplificação, estudos de casos e outras actividades, em todos os módulos, bem como ao nível concreto dos módulos 1, 6,11, 21 e 24 em que se procedeu à diferenciação, em alguns dos seus itens, em virtude da especificidade destas organizações - Associações, Cooperativas e Mútuas.
3. Competências a Desenvolver
No final da formação proporcionada nesta disciplina, pretende-se que o aluno apresente o seguinte perfil de competências:
- demonstrar uma visão crítica e actual da estrutura e funcionamento das organizações;
- planear e organizar a rotina diária e mensal da chefia/direção, providenciando o cumprimento dos compromissos agendados;
- organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da chefia/direção;
- trabalhar com disciplina e metodologia;
- executar tarefas inerentes à gestão e organização do secretariado de uma empresa ou serviço público;
- utilizar as regras da ergonomia, higiene, segurança e saúde no trabalho;
- revelar as qualidades pessoais e profissionais inerentes à função;
- revelar espírito crítico e hábitos de tolerância e de cooperação;
- apresentar e fundamentar os seus pontos de vista respeitando as ideias dos outros;
- demonstrar criatividade e abertura à inovação;
- realizar as tarefas de forma autónoma e responsável;
- cooperar e trabalhar em grupo de forma a manifestar espírito de equipa e capacidade de relacionamento;
- agir de forma ética nas mais diversas situações;
- reconhecer os diversos públicos de uma empresa ou instituição e aplicar as normas de atendimento;
- reconhecer a importância do secretariado na imagem de uma organização e aplicar as regras protocolares;
- preencher toda a documentação comercial e bancária;
- aplicar as Normas Portuguesas e Internacionais utilizadas na elaboração da correspondência;
- estruturar respostas com correcção formal e de conteúdo;
- assegurar a comunicação da chefia/direcção com interlocutores internos e externos em língua portuguesa e estrangeira;
- recolher, seleccionar e organizar informação para esclarecimento de situações e resolução de situações práticas;
- apresentar comunicações orais recorrendo a suportes diversificados de apresentação da informação;
- recepcionar, registar, distribuir a documentação e proceder ao seu arquivo;
- utilizar as aplicações informáticas e a Internet na elaboração, organização e pesquisa da informação;
- utilizar técnicas de representação da realidade como esquemas-síntese, quadros de dados e gráficos;
- proceder à preparação e organização das reuniões de trabalho;
- planificar, preparar e acompanhar viagens de negócios, elaborando os respetivos documentos de suporte;
- planificar e organizar eventos;
- reconhecer e proceder ao respectivo preenchimento dos documentos inerentes ao Comércio Internacional;
- atualizar-se permanentemente face às constantes mudanças;
- reconhecer a atividade do secretariado nos diversos departamentos.
4. Orientações Metodológicas/Avaliação
Face à caracterização da disciplina, da visão geral dos conteúdos, das competências a desenvolver e de se tratar de um programa de cariz profissional, a lecionação desta disciplina deve privilegiar a utilização de metodologias ativas que potenciem um processo contínuo de construção e reconstrução dos saberes, por parte do aluno.
A abordagem dos conteúdos deverá, sempre que possível, facilitar a integração de novos conhecimentos e transformar a realidade pessoal dos formandos, pelo que a lecionação do programa pressupõe um processo de ensino-aprendizagem centrado no aluno.
Neste sentido é importante a diversificação de estratégias, capazes de responder às necessidades próprias dos alunos, bem como, às suas características e ritmos de aprendizagem, tendo em conta o perfil do profissional de Secretariado.
Deverão promover-se visitas de estudo, devidamente planificadas e orientadas a empresas e outras organizações, tendo em vista a gradual integração do aluno na realidade empresarial. Sempre que possível dever-se-á recorrer a atividades de simulação e de dinâmica de grupos.
O trabalho de grupo assume grande relevância, para além do individual, com o objectivo de favorecer o desenvolvimento de atitudes de trabalho em equipa e de promover a comunicação e o relacionamento inter-pessoal.
Poder-se-á recorrer ao uso de meios audiovisuais para gravação de simulações e sua posterior visualização.
Sempre que possível fomentar nos alunos hábitos de pesquisa de informação em documentos diversificados (jornais, revistas, Internet, cd-rom, etc.).
Quando oportuno, poder-se-á recorrer à realização de entrevistas e inquéritos a profissionais da área, com vista a um conhecimento mais próximo da realidade.
A avaliação nesta disciplina deverá ser realizada de uma forma sistemática e contínua, tendo por objeto não só os produtos, mas também os processos.
Assume relevo especial a avaliação formativa que, pelo dinamismo de que se reveste, permitirá ao professor acompanhar o aluno ao longo de todo o percurso de formação.
A avaliação sumativa que culmina este processo dever-se-á realizar periodicamente, no final de cada módulo, com o intuito de obter uma apreciação global do trabalho desenvolvido pelo aluno e verificar se atingiu os objetivos que lhe foram propostos.
Podem destacar-se os seguintes instrumentos de avaliação:
• grelhas de observação das atividades desenvolvidas;
• fichas de registo de atitudes e de comportamentos;
• grelhas de avaliação referentes aos testes escritos;
• fichas de auto e heteroavaliação.
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