Secretariado - Noção e Importância

A palavra “Secretariado” deriva, do termo “Secreto”, tem origem no Latim “Secretarium” que significa: lugar retirado, conselho privado. Tal facto acontece porque o Secretário, ao preparar o trabalho do dirigente que apoia, sabe de “segredos” que só ao seu superior e à empresa estão circunscritos.

Segundo estas pessoas, a função de Secretariado pode traduzir-se, de uma forma que facilita a ação do seu superior direto, pois ele retira-lhe a preocupação sobre questões menores e que podem ser solucionadas por ele.

 

Por que uma empresa precisa de uma secretária?

Algumas pessoas responderiam: “para atender ao telefone, a campainha, cuidar da correspondência e gerir a agenda”. A resposta não é incorreta. Mas quem é secretária, e quem realmente conhece a fundo a importância dessa profissão, daria uma explicação muito mais completa.

Uma empresa precisa de uma secretária, porque ela é a "cuida de todos": chefes, funcionários, clientes, fornecedores, e muito mais. Ela é uma peça que une e integra os elementos da organização, permitindo e facilitando a comunicação entre chefes e funcionários, entre as pessoas de fora e a equipe da empresa, entre a base e topo do mundo dos negócios. 

É ela quem organiza tudo, no plano material, para que todas as mentes possam trabalhar com foco, concentrados em suas atividades específicas, e não em quem consertará o ar condicionado ou comprará mais papel para a impressora.

Ela é um verdadeiro cartão de visita da empresa, abrindo as portas para quem chega e para quem sai. Ela, correndo de um lado para o outro, e atendendo a mil pedidos, é o coração do ambiente de trabalho, bombeando a energia e informação para todos os setores da empresa, sem nunca parar.

As empresas precisam das secretárias, porque elas são um exemplo de escuta ativa. Ouvem instruções de seus chefes, solicitações de seus colegas, pedidos de clientes e fornecedores, e avisos da portaria. Conversam com a equipe da limpeza, com o carteiro que entrega um pacote importante e com o rapaz que dá suporte técnico para os computadores. Ouvem elogios e reclamações. Ouvem a conversa de todos que esperam na sala de receção, esperando para serem atendidos.

E isso só comprova a importância dessa profissional, pois secretárias valorizadas, apoiadas em seu desenvolvimento pessoal e profissional, preenchidas com alegria, auto-estima e bem-estar, serão verdadeiros amplificadores do potencial da empresa. O que passar por ela chegará a seu destino com muito mais energia e clareza. O cliente falará com a empresa com mais satisfação. Os chefes receberão informações mais precisas. Os funcionários ficarão bem melhor integrados. Os profissionais de apoio, como o carteiro e profissionais de suporte técnico, servirão a organização com melhor boa vontade.