Profissional de Secretariado - Qualidades

Qualidades Pessoais

Discrição
O contacto diário exercido pela profissão leva muitas vezes a que um Profissional de Secretariado tenha um profundo conhecimento do chefe e da empresa. Por isso, deve evitar qualquer indiscrição, que seria absolutamente condenável. É preciso que dê uma absoluta garantia de que esses "conhecimentos" não serão nunca discutidos com colegas e muito menos fora da empresa.

Espírito de decisão

As enormes responsabilidades do Profissional de Secretariado exigem-lhe permanentes tomadas de decisão. Nunca, contudo, o espírito de decisão deve ser confundido com rapidez de decisão. Para se poder tomar conscientemente uma decisão é imprescindível: analisar o problema; acumular e classificar dados, eliminando todos aqueles que apresentem dúvidas, e substituí-los por outras alternativas; verificar todas as hipóteses e adoptar a que se apresentar melhor.

Espírito de cooperação

Num profissional de secretariado tem de haver cooperação, isto é, colaboração e solidariedade entre si, pois só um trabalho em equipa permite a visão ampla que é imprescindível para a coordenação da ação da empresa. O Valorizar e facilitar as tarefas de todos os colaboradores, evitando obter vantagens pessoais à custa dos outros, é uma das normas a seguir.

Espírito de Iniciativa

Não se trata aqui de "aventura", mas sim da procura coerente e inovadora de novas formas de realizar o trabalho. Iniciativa implica sempre "sentido de responsabilidade" e quem toma a iniciativa assume sempre essa mesma responsabilidade. Não existe uma lei nem uma fórmula que nos permitam ter espírito de iniciativa. No entanto, a confiança em si próprio, o interesse, a vontade de orientar a ação para um aperfeiçoamento contínuo são as melhores bases para se estabelecer esse clima de iniciativa.

Dinamismo
É preciso darmo-nos oportunidades e as forças criadoras aparecerão. O risco, às vezes, é grande, mas é infinitamente mais grave imobilizarmo-nos em estruturas velhas, passadas, sob a consideração da vantagem tranquilizadora de não perturbarmos os hábitos. Só com dinamismo a empresa adquirirá as suas verdadeiras dimensões. Trabalhadores e empresa devem estar numa dialética viva em que o dinamismo se mostre dia a dia com mais vigor, porque os imperativos permanentes a que a empresa terá de fazer frente o vão exigindo mais do que nunca.

Ordem e Método

Num Profissional de Secretariado é tão importante a ordem e o método como a inteligência, pois só a ordem e o método permitem a coordenação de serviços de forma rápida e eficiente. É preciso planificar, conhecer e respeitar o programa de ação, ter um bom ritmo e "ir até ao fim".

Relações Humanas

As relações que, dentro da empresa, se estabelecem, são de três tipos distintos: Com os superiores convém controlar a agressividade, e isso pressupõe um espírito de disciplina e de compreensão dos problemas, das preocupações e das dificuldades do "outro". Com os colaboradores, as relações são mais constantes e, por isso, é imprescindível o bom entendimento, evitando-se a todo o custo choques e tensões. Realizar uma tarefa comum é já ter um "ideal" comum e isso implica o estabelecimento do diálogo e do respeito mútuo.

Aparência
Cada pessoa situa-se na sociedade utilizando um conjunto de sinais que visam personalizá-la. Saber realçar aquilo que se é e compensar o que não se é, é um bom lema, A presença física depende da saúde física e da saúde moral. O bom humor, a confiança em si próprio, a voz agradável, a harmonia do corpo e da roupa são condições que um bom Profissional de Secretariado deve ter em conta quando cuida da sua aparência.

Pontualidade
A pontualidade não significa apenas não chegar mais tarde nem sair mais cedo, mas, essencialmente, ser capaz de cumprir todas as tarefas no tempo exacto, tendo capacidade de resposta para todos os trabalhos que sejam apresentados.

Memória
Compreendendo um longo processo (registo, retenção, recordação, reconhecimento), só é eficaz se cada um de nós souber organizar e assimilar rapidamente as informações úteis, rejeitando todas as outras de forma a que ela, memória, sobreviva à enorme massa de informações com que somos assaltados diariamente. Compete, pois, a cada um de nós utilizar os diferentes tipos de memória (visual, auditiva, táctil, gustativa, combinada), organizando posteriormente as informações "registadas", de acordo com as regras que lhe possibilitem a memorização.

Memória “bloco de notas”

Uma boa memória é absolutamente imprescindível ao Profissional de Secretariado, mas confiar demasiado na capacidade de memorizar é um erro, devendo criar-se o hábito de "anotar" como método mais simples e eficaz. Relatórios, atas e outros documentos conservam as notas mais longas que é imprescindível reter. Mas "anotar" não basta, é ainda preciso encontrar muito rapidamente todas essas informações, devendo, para isso, estar estas bem organizadas.

Inteligência
Inteligência é a capacidade que cada ser humano tem de se adaptar a novas situações. As diversas características da inteligência, que se encontram em cada ser humano em proporções muito variáveis, são hoje absolutamente indispensáveis a qualquer profissional. O excesso de trabalho cerebral (surmenage), o esforço demasiado grande para a adaptação ao progresso, às novas condições de trabalho, a necessidade constante de não perder o contacto com a realidade, com as técnicas e a ciência em permanente evolução, tornam a inteligência uma das qualidades mais apreciadas em qualquer profissão.

Esmero
O Profissional de Secretariado tem de ter esmero, isto é, perfeição e primor em tudo que executa e na maneira como se expressa. Interesse e responsabilidade O secretário tem de demonstrar interesse quando lhe pedem para realizar uma tarefa e também tem de ser responsável para entregar no dia e hora que lhe foi pedido.

Segurança e Sinceridade

O profissional de Secretariado tem que ter certeza no que vai dizer ou fazer e também tem de ser sincero com os seus superiores e mesmo com os seus colegas porque começa a desestabilizada a empresa.

Paciência

O Profissional de secretariado deve ser paciente na realização das tarefas e na relação com colegas e superiores.

Organização

O Profissional de secretariado deve ser organizado na preparação, planificação e realização das tarefas e no arquivo de documentos.

Estabilidade emocional e equilíbrio interno

O Profissional de secretariado deve controlar as suas emoções e atitudes no relacionamento com colegas e superiores.

Boa educação

O Profissional de secretariado deve tratar todos com educação e respeito.

 

Qualidades Profissionais

Responsabilidade
É a obrigação responder pelas próprias ações, e pressupõe que as mesmas se apoiam em razões ou motivos. Para a execução de um trabalho exige acima de tudo responsabilidade por parte do secretário.

Lealdade profissional

Ser leal significa comprometer-se consigo mesmo, e com a empresa. O empregado que seja leal pode criticar as decisões equivocadas, desde que seja uma crítica construtiva que é uma forma de participar no desenvolvimento da empresa. Dentro de uma empresa deve haver lealdade para com os colegas, clientes e consigo mesmo.

Discrição
Uma pessoa discreta sabe ouvir um segredo e guardá-lo, sabe comportar-se com educação em qualquer ambiente, sabe a hora de falar e de calar-se. Discrição não é timidez. Discrição é ver, ouvir e calar.

A eficácia refere-se à medida que expressa até que ponto os objectivos ou metas são atingidos mediante prévio planeamento. Para o secretário ter eficácia no seu trabalho é necessário atenção acima de tudo. Eficácia

Adaptação
Uma adaptação é qualquer característica ou comportamento natural evoluído que torna algum organismo capacitado a sobreviver em seu respetivo habitat. É importante que o secretário se sinta bem no local onde trabalha.

Dinamismo
No sentido mais comum, dinamismo é atividade, energia. Diligência ou atividade intensa e espírito empreendedor. O profissional de secretariado está a executar mais que uma tarefa ao mesmo tempo, mostra que é dinâmico.

Organização e capacidade de trabalho

Os profissionais de Secretariado têm muitas vezes sérios problemas porque existem operações demasiado complexas ligadas entre si que é preciso hierarquizar e coordenar. Para que isso se concretize, é preciso ter em conta: a urgência, a importância, a natureza e o interesse.

Senso comum

Senso comum é baseado em fontes de conhecimento entre as quais o bom senso, a intuição e a autoridade de um conhecimento específico. Todos precisamos do senso comum que nos permite sentir a realidade.

Iniciativa
Iniciativa implica sempre ”sentido de responsabilidade” e quem toma a iniciativa assume sempre essa mesma responsabilidade. O secretário deve ter acima de tudo iniciativa própria.

Capacidade de fazer uso da psicologia e da Tenacidade

Deve saber prever as atitudes e reações dos outros para atuar em conformidade, através do diálogo, da compreensão e do respeito mútuo. Deve transformar os problemas em desafios. Tenacidade é não desistir perante os desafios que vão surgindo, por mais cansativo e insuportável que seja.

Tacto
Nesta área é preciso ter confiança e tacto, não magoar, não impor brutamente uma ordem, mas compreender, corrigir, encorajar, criando «sentido objectivo comum».

Facilidade de aprendizagem

O profissional de Secretariado deve estar aberto aos novos conhecimentos e ter interesse em aprender, o que irá facilitar a sua aprendizagem.