Dependendo do volume, a documentação será guardada em caixas ou em pastas, correspondendo uma a cada processo. Torna-se necessário que o profissional de secretariado seja conhecedor dos vários sistemas de arquivo, a fim de optar por aquele que melhor se adapta ao tipo de documentação a arquivar.
Depois de escolhido o sistema de arquivo da documentação, o profissional de secretariado deve informar todas as pessoas que tenham acesso ao arquivo e o utilizem.
O profissional de secretariado deve incluir cópias da documentação em várias pastas, guardando o original onde for mais importante, bem como verificar o estado das pastas mais ou menos regularmente ou, pelo menos, cada vez que arquivar um documento.
O profissional de secretariado deve deixar bem claro o código de classificação, bem como a relação dos temas – seções – códigos que foram utilizados para a classificação, assim como a forma de distribuição dos arquivos.
Atualmente existem já completos sistemas informáticos ou sistemas de informação que implementam a gestão documental recorrendo à tecnologia, nomeadamente às bases de dados.
Uma das vantagens da utilização de um destes sistemas de gestão documental passa pela redução do custo das cópias, com a consequente redução do espaço de arquivo.
A redução de custos continua pelos ganhos de eficiência e eficácia administrativa que se repercutem no corte de custos operacionais. A pesquisa de qualquer documento torna-se facilitada, bem como o reencaminhamento do mesmo numa empresa de alguma dimensão.
A normalização dos documentos que custa algum trabalho manual ao profissional de secretariado, num sistema de gestão documental é inata dado que é implementada informaticamente.
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