Secretariado - Relações Sociais

As relações sociais no mundo da empresa são muito relevantes. Quando se integra numa nova empresa, um profissional de secretariado com pouca experiência deve comportar-se de maneira a que as suas relações sejam corretas em todos os casos.

O grande volume de relações resulta do facto de se poder considerar o profissional de secretariado como o centro sobre o qual gira a vida do escritório; por isso deverá agir de maneira a entender-se bem com todas as pessoas com quem se relaciona no seu trabalho.

Relacionamento com a chefia

• Respeito e entendimento mútuos – a relação que se estabelecer entre o profissional de secretariado e o seu chefe pode ser a base do sucesso no seu trabalho. O melhor entendimento assentará no respeito e na compreensão mútuos. No profissional de secretariado deve primar a seriedade, o respeito e o cumprimento das tarefas que o seu superior lhe pedir. Tem de se habituar aos seus hábitos e métodos de trabalho o mais depressa possível e aceitá-los sem discussão. Inicialmente é possível que tenha de perguntar com frequência como deve realizar as tarefas, mas, com o tempo e com a experiência, será capaz de identificar as suas próprias áreas de responsabilidade, prioridades e aquilo que deve ou não expor ao seu chefe;
• Tratamento – Sempre que se dirigir ao seu chefe, o profissional de secretariado deve fazê-lo tratando-o por "Senhor", "Senhor Dr", etc. Não deve ter demasiada confiança com o seu chefe e se achar que ele está enganado relativamente a algum assunto, deve dizer-lho, mas escolhendo as palavras e o momento adequados. Deve demonstrar a maior discrição para com o seu superior, pois não é em vão que tem acesso a toda a sua vida privada;
• Horário – Os diretores têm horários diferentes e variáveis de acordo com a sua carga de trabalho. O profissional de secretariado deve aplicar uma certa flexibilidade relativamente a horários, a fim de os adaptar aos do seu chefe; não lhe criticarão as ausências se souber organizar o seu tempo;
• Responsabilidades – Deve saber claramente qual é a responsabilidade do chefe dentro da empresa, pois permitirá analisar a fundo as especificidades do seu trabalho, para determinar com segurança o que o chefe espera dele;
• Relações exteriores da chefia – o profissional de secretariado deverá usar de toda a sua diplomacia com a família e com os amigos do seu chefe. O superior vive entre dois ambientes que o profissional de secretariado deve saber distinguir: o privado e o estritamente profissional. Para lidar com familiares e amigos, o profissional de secretariado deve tentar seguir determinadas regras e adaptar-se com tacto e diplomacia às situações que possam surgir. Não deve fornecer qualquer informação sobre a utilização do tempo pelo seu chefe. Não interferirá de modo algum no espaço pessoal do seu superior direto; deve evitar a cumplicidade com familiares ou amigos e que a tomem por sua confidente. Também se deve recusar a tomar partido por alguém em especial: isso pode ser fonte de futuros problemas. Deve saber lidar com as pessoas aborrecidas e indesejáveis e ocupar-se pessoalmente de algumas chamadas, se desta forma aliviar o seu superior de um peso.

O relacionamento com os colegas 

Devido ao lugar que ocupa dentro do organigrama da empresa, o profissional de secretariado deve manter boas relações com os colegas, criar laços de camaradagem e cooperação para um bom desempenho do trabalho diário.

Deve adoptar uma atitude afável e criar os vínculos necessários, evitando excessos de confiança. Para isso, é necessário que haja um espírito de colaboração e uma convivência perfeita.

Não se deve aproveitar da sua posição para descarregar o trabalho sobre terceiros, não deve criticar nem pôr em evidência algum erro de um colega, não deve invadir áreas de trabalho alheias, se não tiver recebido um pedido a solicitar a sua intervenção.

Deve evitar a competitividade de tipo pessoal, que provoca atitudes negativas; deve evitar as discussões; não deve julgar os outros de forma negativa quando não está de acordo com as suas ideias.

Com os inferiores hierárquicos a relação é um pouco mais complicada, pois para eles o profissional de secretariado é um intermediário ideal. Não se deve aproveitar da sua posição de força nem cair na tentação de participar em todos os conflitos internos.

Deve transmitir todas as mensagens sem misturar qualquer tipo de simpatia ou de antipatia pessoal e guardar para si qualquer tipo de confidência que o seu chefe tenha feito sobre os colaboradores, ainda que esta seja positiva.

Preparação e Organização de Reuniões

A organização de qualquer tipo de reunião (seminários, almoços de trabalho, conselhos de administração, etc.), irá depender do número de participantes, da importância da mesma e da ordem de trabalhos do dia.

Se a reunião for de grande relevância, devido ao tema a abordar ou ao número de participantes, a sua organização pode ser solicitada a um departamento, a uma empresa especializada, ou a uma comissão especificamente criada para o efeito.

Se o chefe tiver a responsabilidade da sua organização, o profissional de secretariado deverá conhecer todos os pormenores relativos à mesma, e pôr à prova as suas capacidades de organização.

Dado que se torna necessário garantir que todas as tarefas sejam cumpridas e que nada seja deixado ao acaso ou que tenha de ser improvisado, deve-se dar resposta às seguintes perguntas:

De que tipo de reunião se trata: assembleia geral, reunião de departamento, seminário de formação?

Qual é o objetivo da reunião?

Quem é que organiza a reunião?

Quem é que vai participar?

Quem deverá intervir?

Onde é que terá lugar?  É necessário saber se irá ser realizada na própria empresa (sala de reuniões) ou se deverá alugar-se um outro local. Quem irá decidir qual o local apropriado? (Deve-se ter em conta a distância em relação à sede da empresa ou ao aeroporto; a capacidade; a comodidade, a sonoridade e iluminação, etc.)

Quando é que irá ser realizada?

Quanto tempo irá durar?

Quanto irá custar? Deve-se saber previamente qual o orçamento com que se pode contar e quais os âmbitos que abrange.

Depois de terminada a reunião, o profissional de secretariado deve fazer um balanço da mesma devendo efectuar as seguintes tarefas:

• Redigir um relatório e enviá-lo a todos os participantes;
• Empreender ações que potencializem os objetivos alcançados na reunião: notas de imprensa, artigos para revistas especializadas, etc.;
• Recuperar o material utilizado;
• Verificar as faturas antes de as emitir;
• Agradecer a colaboração de todos os que participaram na organização e realização da reunião;
• Anotar impressões (as próprias e as dos outros, as positivas e as negativas) e, principalmente, os pontos que poderiam ser melhorados.



Arquivo da Documentação

Dependendo do volume, a documentação será guardada em caixas ou em pastas, correspondendo uma a cada processo. Torna-se necessário que o profissional de secretariado seja conhecedor dos vários sistemas de arquivo, a fim de optar por aquele que melhor se adapta ao tipo de documentação a arquivar.

Depois de escolhido o sistema de arquivo da documentação, o profissional de secretariado deve informar todas as pessoas que tenham acesso ao arquivo e o utilizem.

O profissional de secretariado deve incluir cópias da documentação em várias pastas, guardando o original onde for mais importante, bem como verificar o estado das pastas mais ou menos regularmente ou, pelo menos, cada vez que arquivar um documento.

O profissional de secretariado deve deixar bem claro o código de classificação, bem como a relação dos temas – seções – códigos que foram utilizados para a classificação, assim como a forma de distribuição dos arquivos.

Atualmente existem já completos sistemas informáticos ou sistemas de informação que implementam a gestão documental recorrendo à tecnologia, nomeadamente às bases de dados.

Uma das vantagens da utilização de um destes sistemas de gestão documental passa pela redução do custo das cópias, com a consequente redução do espaço de arquivo.

A redução de custos continua pelos ganhos de eficiência e eficácia administrativa que se repercutem no corte de custos operacionais.  A pesquisa de qualquer documento torna-se facilitada, bem como o reencaminhamento do mesmo numa empresa de alguma dimensão.

A normalização dos documentos que custa algum trabalho manual ao profissional de secretariado, num sistema de gestão documental é inata dado que é implementada informaticamente.

Criação de uma Empresa

Para criar e explorar uma Empresa é necessário seguir algumas etapas e cumprir algumas obrigações.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fatores Ambientais - no escritório

Os fatores ambientais influenciam as condições de trabalho e a produtividade do profissional de secretariado.

Os principais fatores ambientais são:   

Iluminação

Uma boa iluminação é aquela que permite que os olhos vejam sem esforço. A visibilidade depende de vários factores: tipo de trabalho que se executa, intensidade da luminosidade e do modo como incide a luz.

É muito importante evitar receber nos olhos o raio luminoso proveniente diretamente da fonte luminosa, ou refletindo sobre uma superfície brilhante.

Atendendo à sua incidência:

• A luz nunca deve incidir diretamente nos olhos, mas sim no trabalho que se executa;
• O braço de quem escreve não deve interpor-se entre a luz e o papel (por isso a luz deve incidir da esquerda para a direita);
• O encadeamento que, muitas vezes, é provocado pela reflexão da luz, tem de ser evitado.

No local de trabalho pode recorrer-se à luz natural e à luz artificial. Todavia, como a luz natural é muito variável, seja ao longo do dia, seja ao longo do ano, torna-se necessário recorrer à luz artificial, de forma a garantir iguais condições de iluminação durante todo o período de trabalho. De entre as diversas formas de luz artificial, recorre-se com muita frequência à luz fluorescente por ser menos agressiva e, simultaneamente, mais intensa e mais barata.

Cor

A cor interfere com a luminosidade e tem influência direta no estado de espírito de quem trabalha.

A escolha da cor para o local de trabalho é de extrema importância e deve ter sempre em atenção o tipo de trabalho que se vai realizar nesse local.

As cores claras dão mais luminosidade, dado que não absorvem tanta luz. Criam a sensação de maior espaço e também tornam o ambiente mais relaxante, favorecendo a concentração inteletual.

As cores escuras produzem, na generalidade, efeitos opostos. Na decoração é sempre preferível utilizar uma só cor em diferentes tonalidades, criando um ambiente mais atraente e confortável, em que o restante material contraste com o fundo.

Não é por acaso que hoje encontramos elementos de cor nos hospitais, quando até há bem pouco tempo o branco era a cor mais utilizada enquanto sinónimo de higiene.

São consideradas cores Repousantes: o verde (acção equilibrante), o azul (acção calmante) e o violeta (facilita o sono); Excitantes: o vermelho (excita o sistema nervoso), o laranja (aumenta a vitalidade), o amarelo (aumenta a atividade cerebral).

É importante criar um ambiente harmonioso e tonificante, uma vez que influi no conforto afectivo, daí que:

• Para grandes superfícies – cores deslavadas e quentes;
• Para pequenas superfícies – cores vivas e frescas;
• Para trabalhos intelectuais – cores calmas.

Arejamento e climatização

Um bom ambiente exige que nos sintamos confortáveis, para o que se torna necessário um ambiente atmosférico agradável e pouco pesado.

Um local de trabalho de Secretariado bem delineado deve prever um arejamento natural e suficiente por forma a que o ambiente seja renovado e haja sempre ar puro. Para isso deve-se evitar:

• Correntes de ar;
• Ar viciado;
• Poeiras;
• Odores;
• Substâncias tóxicas.

Nem sempre é possível que o arejamento natural seja suficiente, tornando-se necessário recorrer ao ar condicionado. Para uma boa climatização deverá considerar-se a utilização de:

• Aparelhos de ar condicionado (aquecimento e arrefecimento);
• Aquecedores – aquecimento artificial no Inverno;
• Ventoinhas – arrefecimento artificial no Verão.

Não devemos esquecer que na temperatura ideal se deve atender à natureza do trabalho:

• Trabalho sedentário – temperatura de 19 a 21º C;
• Trabalho ligeiro em pé – temperatura de 18º C;
• Trabalho pesado em pé – temperatura de 15 a 17º C.

De uma maneira geral, podemos considerar que a temperatura ótima para o nosso local de trabalho deve oscilar entre os 18º e os 22º C.

Ruído

O ruído é um som que perturba, em casos extremos, pode ser consideravelmente nocivo. O trabalho administrativo sendo de natureza inteletual, requer concentração e relaxamento; a existência de ruídos não permite que isso aconteça.

Os ruídos podem ter proveniência no exterior, nas condições físicas das instalações e mesmo no próprio equipamento, principalmente nas máquinas.

É possível atenuar os efeitos negativos dos ruídos através de uma maior, ou menor supressão. Há muitos meios de insonorização possíveis de utilizar com vantagens na melhoria do trabalho.

Nesse sentido é conveniente:

• Isolar as paredes com cortiça ou outros materiais sintéticos usados para esse fim;
• Utilizar materiais à prova de som de forma a evitar a ressonância das salas de trabalho;
• Isolar os gabinetes de receção;
• Colocar suportes de borracha nas cadeiras e nos móveis.

É preciso não esquecermos que um ruído intenso e prolongado provoca, com o tempo, uma deterioração do ouvido.

Consequências do ruído

Ergonomia

A Ergonomia, em grego ergon (trabalho) e nomos (regras), visa melhorar o conforto, segurança, saúde e a eficiência no trabalho e em geral das condições de vida, tendo em conta as capacidades, limitações físicas e psicológicas da pessoa, podendo também, através da sua aplicação, ajudar a prevenir erros e acidentes.

A Ergonomia estuda vários aspetos da relação da pessoa com as condições de trabalho, desde a sua postura e movimentos corporais (sentados, em pé, estáticos e dinâmicos, em esforço ou não), aos fatores ambientais (ruídos, vibrações, iluminação, clima e agentes químicos), aos equipamentos, sistemas de controlo, cargos e tarefas desempenhadas.

Uma intervenção Ergonómica pode realizar-se tanto na fase de projeto de uma organização, como durante a instalação e equipamento dos Postos de Trabalho ou, finalmente, na correção de problemas detetados à posteriori.

1 - Ergonomia preventiva

É o estudo do Posto de Trabalho na fase de projeto, atualizado ao longo do tempo, para que possa manter-se, tanto quanto possível, adequado às necessidades e características das pessoas que ali trabalham, e não o contrário.

Prevenção nos Postos de Trabalho com computador

A prevenção dos problemas causados pela utilização continuada do computador, pode passar por estimular os trabalhadores a evitarem comportamentos gravosos. E, ao contrário, a adoptarem algumas atitudes corretas no local de trabalho. 

Organizar a mesa de trabalho - Dividir em três partes a área de trabalho: 

- Zona de trabalho principal – a distância do cotovelo até à mão, ou a zona de mais fácil alcance. Usar esta zona para colocar os objetos que se usam com mais frequência.

- Zona secundária de trabalho – a distância do braço estendido sem esforço. Usar esta zona para colocar elementos que se usem com alguma frequência.

- Zona de apoio/ arquivo – superior à distância alcançada pelos braços. Usar esta zona para os objetos que menos se utilizem. 

Deve evitar:

- Sentar-se em posturas estranhas ou forçadas;
- Manter a mesma postura durante longos períodos de tempo;
- Levantar objetos frequentemente;
- Empregar demasiado esforço muscular, inclusive em tarefas relativamente sensíveis;
- A pressão nas partes delicadas do corpo – por exemplo, repousar sobre a mesa do escritório;
- Realizar tarefas repetitivas que requeiram uma posição estranha ou ações forçadas, sem permitir que o corpo recupere. 

Deve Promover:
- Ajustar a altura do encosto da cadeira, de maneira que haja contato entre esta e a parte mais curva das costas;
- Se a cadeira dispõe de apoio de braços, ajustar a altura destes de maneira que não seja necessário inclinar-se para usá-los;
- Se necessário elevar a cadeira para obter uma posição reta dos pulsos e usar um apoio para os pés;
- Descansar os braços e os pulsos num apoio de braços, quando não se está a escrever;
- Usar apoio de braços enquanto escreve, sem se apoiar nele para descansar;
- Usar alternativamente os diferentes dispositivos, como o rato e o teclado;
- Pressionar suavemente as teclas do teclado e os botões do rato;
- Manter o rato perto do teclado para reduzir o movimento desde o ombro;
- Se usa com mais frequência o rato que o teclado, desviar um pouco o teclado para mais facilmente manusear o rato na área mais favorável;
- Colocar o monitor a uma distância de 45 a 80 centímetros dos olhos, evitando reflexos ou contrastes luminosos muito acentuados;
- Usar um suporte para colocar papéis, livros e impressões;
- Deixar cair relaxadamente os braços para os lados para evitar contrações;
- Fazer pequenas pausas para descanso e relaxamento;

- Realizar pequenos exercícios musculares e para os olhos.

Sugestões de exercícios a realizar

- Respire profundamente para relaxar os músculos;

- Proporcione massagens nas mãos e nos dedos para manter as mãos quentes e reduzir a rigidez e contrações nos dedos;
- Cruzar as mãos atrás da cabeça e esticar os braços para trás enquanto respira profundamente é um bom exercício;
- Encolher os ombros ajudará a reduzir a tensão e a rigidez da parte superior das costas e do pescoço. Para isso, levante os ombros e na continuação relaxe-os.

Para descansar os olhos:

- Pestanejar ajuda a manter os olhos lubrificados;
- Trocar o foco dos olhos é aconselhável para relaxar os músculos oculares. Para isso pode-se focar a ponta dos dedos com o braço estendido para frente, depois olhar para um ponto distante. Voltar a olhar para a ponta dos dedos;
- Usar também a palma das mãos para aliviar a fadiga ocular cobrindo os olhos com a palma da mão e respirando profundamente.

2 - Ergonomia Pós-traumática

Em caso de acidente ou doenças que causem incapacidades permanentes, há que ter em conta a reintegração do trabalhador na empresa, de preferência no mesmo Posto de Trabalho anterior à lesão, exigindo-se naturalmente, adaptações à nova condição desta pessoa.

A reintegração pode prever ajustamentos diversos:

- No espaço arquitetónico;
- Nos equipamentos e instrumentos de trabalho;
- Nos horários, organização e conteúdo das tarefas.

Estas adaptações não podem deixar de ter em conta a performance e o bem-estar do trabalhador, o que, como se referiu antes, exige a sua contribuição nesse processo.

Protocolo - Noção

Protocolo (do grego protokollon, do latim protocollu).

A vida sem regras seria, no mínimo, um autêntico caos. Em menor es­cala, esta constatação aplica-se com toda a certeza aos eventos sociais e profissionais. Na verdade, as regras, ou o protocolo, servem para poupar ao organizador de eventos muitos problemas e constrangimen­tos. 

De acordo com a definição dada pela Enciclopédia Verbo, protocolo é: “normas de cerimonial e cortesia a observar quer em relações diplomáticas, quer em certos atos públicos de carácter civil, militar ou religioso.”

Segundo Elisabete Andrade, em “Gestos, Cortesia, Etiqueta, Protocolo”, este último pode ser definido como “uma lin­guagem universal que tem por objetivo tornar as relações interpessoais mais fáceis e prazenteiras.” Esta linguagem tem regras e a sua aplicação é estreita, sobretudo quando se fala em atos oficiais.

Já Maria Rosa Marchesi em “O Livro do Protocolo” refere que “em sentido estrito, protocolo é o conjunto de regras precisas que regem o cerimonial.”

Isabel Amaral, no livro “Imagem e Sucesso”, brinda-nos com uma excelente analogia para melhor se entender o protocolo: “que outra coisa é o Código da Estrada do que um Protocolo do Trânsito? E, se toda a gente aceita, sem fazer troça, o Código da Estrada, por que há quem torça o nariz e diga mal das regras particulares?

Não se perceberá, de uma vez por todas, que elas se destinam, por junto, a ordenar e a tornar mais fácil e agradável o trânsito na so­ciedade e na vida? Não se perceberá que é para isso que o Protocolo serve, para evitar choques, acidentes, problemas? Para resolver – e não para criar – dificuldades?”

E justamente para que a vida do organizador de eventos seja facilitada, torna-se vital que este conheça as regras es­senciais do protocolo, bem como a sua aplicação prática.