As empresas e as pessoas, entre outros, enviam muitas vezes convites para almoços ou jantares aos seus próprios membros ou colaboradores ou aos amigos.
Os convites redigem-se sempre em estilo formal e na terceira pessoa e são impressos ou elaborados de forma especial, e neles têm de figurar a data, a hora e local do acontecimento. Devem ser enviados com quinze dias ou um mês de antecedência.
Tipos de Convites
Convites formais
Fazem-se sempre em cartão de boa qualidade, indicando na primeira linha o cargo da entidade que convida. O nome do convidado também deve ser precedido da sua qualidade. O texto impresso pode variar e ser feito expressamente para determinada ocasião, sendo aceitável não personalizar o convite.
Exemplo: convite emitido por uma entidade oficial.
Convites informais
Podem ser feitos em papel de carta normal e usam-se para as situações menos cerimoniosas da vida de uma empresa. Deverá haver o cuidado de o personalizar.
Exemplo: convite para a inauguração de uma empresa, para o lançamento de um produto ou para tratar de determinado assunto.
Convites particulares
Não obedecem a grandes formalismos e podem ser feitos por escrito, pessoalmente ou pelo telefone.
Exemplo: convite para um casamento ou para um aniversário.
Sinalização de Perigo Os sinais inseridos nesta categoria visam advertir para uma situação, objeto ou ação susceptível de originar dano ou lesão pessoal e/ou nas instalações. Sinalização de Proibição
Os sinais inseridos nesta categoria visam impedir que um determinado comportamento, susceptível de colocar em risco a segurança de um individuo, ocorra.
Os sinais incluídos nesta categoria visam indicar, em caso de perigo, as saídas da emergência, o caminho para o posto de socorro ou local onde existem dispositivos de salvação.
Os sinais inseridos nesta categoria visam indicar, em caso de incêndio, a localização dos equipamentos de combate a incêndio à disposição do utilizador.
Este tipo de sinalização visa transmitir um conjunto de informação entre dois intervenientes (Emissor e receptor). É frequentemente utilizado na movimentação equipamentos e/ou produtos.
A palavra “Secretariado” deriva, do termo “Secreto”, tem origem no Latim “Secretarium” que significa: lugar retirado, conselho privado. Tal facto acontece porque o Secretário, ao preparar o trabalho do dirigente que apoia, sabe de “segredos” que só ao seu superior e à empresa estão circunscritos.
Segundo estas pessoas, a função de Secretariado pode traduzir-se, de uma forma que facilita a ação do seu superior direto, pois ele retira-lhe a preocupação sobre questões menores e que podem ser solucionadas por ele.
Por que uma empresa precisa de uma secretária?
Algumas pessoas responderiam: “para atender ao telefone, a campainha, cuidar da correspondência e gerir a agenda”. A resposta não é incorreta. Mas quem é secretária, e quem realmente conhece a fundo a importância dessa profissão, daria uma explicação muito mais completa.
Uma empresa precisa de uma secretária, porque ela é a "cuida de todos": chefes, funcionários, clientes, fornecedores, e muito mais. Ela é uma peça que une e integra os elementos da organização, permitindo e facilitando a comunicação entre chefes e funcionários, entre as pessoas de fora e a equipe da empresa, entre a base e topo do mundo dos negócios.
É ela quem organiza tudo, no plano material, para que todas as mentes possam trabalhar com foco, concentrados em suas atividades específicas, e não em quem consertará o ar condicionado ou comprará mais papel para a impressora.
Ela é um verdadeiro cartão de visita da empresa, abrindo as portas para quem chega e para quem sai. Ela, correndo de um lado para o outro, e atendendo a mil pedidos, é o coração do ambiente de trabalho, bombeando a energia e informação para todos os setores da empresa, sem nunca parar.
As empresas precisam das secretárias, porque elas são um exemplo de escuta ativa. Ouvem instruções de seus chefes, solicitações de seus colegas, pedidos de clientes e fornecedores, e avisos da portaria. Conversam com a equipe da limpeza, com o carteiro que entrega um pacote importante e com o rapaz que dá suporte técnico para os computadores. Ouvem elogios e reclamações. Ouvem a conversa de todos que esperam na sala de receção, esperando para serem atendidos.
E isso só comprova a importância dessa profissional, pois secretárias valorizadas, apoiadas em seu desenvolvimento pessoal e profissional, preenchidas com alegria, auto-estima e bem-estar, serão verdadeiros amplificadores do potencial da empresa. O que passar por ela chegará a seu destino com muito mais energia e clareza. O cliente falará com a empresa com mais satisfação. Os chefes receberão informações mais precisas. Os funcionários ficarão bem melhor integrados. Os profissionais de apoio, como o carteiro e profissionais de suporte técnico, servirão a organização com melhor boa vontade.
Discrição O contacto diário exercido pela profissão leva muitas vezes a que um Profissional de Secretariado tenha um profundo conhecimento do chefe e da empresa. Por isso, deve evitar qualquer indiscrição, que seria absolutamente condenável. É preciso que dê uma absoluta garantia de que esses "conhecimentos" não serão nunca discutidos com colegas e muito menos fora da empresa.
Espírito de decisão
As enormes responsabilidades do Profissional de Secretariado exigem-lhe permanentes tomadas de decisão. Nunca, contudo, o espírito de decisão deve ser confundido com rapidez de decisão. Para se poder tomar conscientemente uma decisão é imprescindível: analisar o problema; acumular e classificar dados, eliminando todos aqueles que apresentem dúvidas, e substituí-los por outras alternativas; verificar todas as hipóteses e adoptar a que se apresentar melhor.
Espírito de cooperação
Num profissional de secretariado tem de haver cooperação, isto é, colaboração e solidariedade entre si, pois só um trabalho em equipa permite a visão ampla que é imprescindível para a coordenação da ação da empresa. O Valorizar e facilitar as tarefas de todos os colaboradores, evitando obter vantagens pessoais à custa dos outros, é uma das normas a seguir.
Espírito de Iniciativa
Não se trata aqui de "aventura", mas sim da procura coerente e inovadora de novas formas de realizar o trabalho. Iniciativa implica sempre "sentido de responsabilidade" e quem toma a iniciativa assume sempre essa mesma responsabilidade. Não existe uma lei nem uma fórmula que nos permitam ter espírito de iniciativa. No entanto, a confiança em si próprio, o interesse, a vontade de orientar a ação para um aperfeiçoamento contínuo são as melhores bases para se estabelecer esse clima de iniciativa.
Dinamismo É preciso darmo-nos oportunidades e as forças criadoras aparecerão. O risco, às vezes, é grande, mas é infinitamente mais grave imobilizarmo-nos em estruturas velhas, passadas, sob a consideração da vantagem tranquilizadora de não perturbarmos os hábitos. Só com dinamismo a empresa adquirirá as suas verdadeiras dimensões. Trabalhadores e empresa devem estar numa dialética viva em que o dinamismo se mostre dia a dia com mais vigor, porque os imperativos permanentes a que a empresa terá de fazer frente o vão exigindo mais do que nunca.
Ordem e Método
Num Profissional de Secretariado é tão importante a ordem e o método como a inteligência, pois só a ordem e o método permitem a coordenação de serviços de forma rápida e eficiente. É preciso planificar, conhecer e respeitar o programa de ação, ter um bom ritmo e "ir até ao fim".
Relações Humanas
As relações que, dentro da empresa, se estabelecem, são de três tipos distintos: Com os superiores convém controlar a agressividade, e isso pressupõe um espírito de disciplina e de compreensão dos problemas, das preocupações e das dificuldades do "outro". Com os colaboradores, as relações são mais constantes e, por isso, é imprescindível o bom entendimento, evitando-se a todo o custo choques e tensões. Realizar uma tarefa comum é já ter um "ideal" comum e isso implica o estabelecimento do diálogo e do respeito mútuo.
Aparência Cada pessoa situa-se na sociedade utilizando um conjunto de sinais que visam personalizá-la. Saber realçar aquilo que se é e compensar o que não se é, é um bom lema, A presença física depende da saúde física e da saúde moral. O bom humor, a confiança em si próprio, a voz agradável, a harmonia do corpo e da roupa são condições que um bom Profissional de Secretariado deve ter em conta quando cuida da sua aparência.
Pontualidade A pontualidade não significa apenas não chegar mais tarde nem sair mais cedo, mas, essencialmente, ser capaz de cumprir todas as tarefas no tempo exacto, tendo capacidade de resposta para todos os trabalhos que sejam apresentados.
Memória Compreendendo um longo processo (registo, retenção, recordação, reconhecimento), só é eficaz se cada um de nós souber organizar e assimilar rapidamente as informações úteis, rejeitando todas as outras de forma a que ela, memória, sobreviva à enorme massa de informações com que somos assaltados diariamente. Compete, pois, a cada um de nós utilizar os diferentes tipos de memória (visual, auditiva, táctil, gustativa, combinada), organizando posteriormente as informações "registadas", de acordo com as regras que lhe possibilitem a memorização.
Memória “bloco de notas”
Uma boa memória é absolutamente imprescindível ao Profissional de Secretariado, mas confiar demasiado na capacidade de memorizar é um erro, devendo criar-se o hábito de "anotar" como método mais simples e eficaz. Relatórios, atas e outros documentos conservam as notas mais longas que é imprescindível reter. Mas "anotar" não basta, é ainda preciso encontrar muito rapidamente todas essas informações, devendo, para isso, estar estas bem organizadas.
Inteligência Inteligência é a capacidade que cada ser humano tem de se adaptar a novas situações. As diversas características da inteligência, que se encontram em cada ser humano em proporções muito variáveis, são hoje absolutamente indispensáveis a qualquer profissional. O excesso de trabalho cerebral (surmenage), o esforço demasiado grande para a adaptação ao progresso, às novas condições de trabalho, a necessidade constante de não perder o contacto com a realidade, com as técnicas e a ciência em permanente evolução, tornam a inteligência uma das qualidades mais apreciadas em qualquer profissão.
Esmero O Profissional de Secretariado tem de ter esmero, isto é, perfeição e primor em tudo que executa e na maneira como se expressa. Interesse e responsabilidade O secretário tem de demonstrar interesse quando lhe pedem para realizar uma tarefa e também tem de ser responsável para entregar no dia e hora que lhe foi pedido.
Segurança e Sinceridade
O profissional de Secretariado tem que ter certeza no que vai dizer ou fazer e também tem de ser sincero com os seus superiores e mesmo com os seus colegas porque começa a desestabilizada a empresa.
Paciência
O Profissional de secretariado deve ser paciente na realização das tarefas e na relação com colegas e superiores.
Organização
O Profissional de secretariado deve ser organizado na preparação, planificação e realização das tarefas e no arquivo de documentos.
Estabilidade emocional e equilíbrio interno
O Profissional de secretariado deve controlar as suas emoções e atitudes no relacionamento com colegas e superiores.
Boa educação
O Profissional de secretariado deve tratar todos com educação e respeito.
Qualidades Profissionais
Responsabilidade É a obrigação responder pelas próprias ações, e pressupõe que as mesmas se apoiam em razões ou motivos. Para a execução de um trabalho exige acima de tudo responsabilidade por parte do secretário.
Lealdade profissional
Ser leal significa comprometer-se consigo mesmo, e com a empresa. O empregado que seja leal pode criticar as decisões equivocadas, desde que seja uma crítica construtiva que é uma forma de participar no desenvolvimento da empresa. Dentro de uma empresa deve haver lealdade para com os colegas, clientes e consigo mesmo.
Discrição Uma pessoa discreta sabe ouvir um segredo e guardá-lo, sabe comportar-se com educação em qualquer ambiente, sabe a hora de falar e de calar-se. Discrição não é timidez. Discrição é ver, ouvir e calar.
A eficácia refere-se à medida que expressa até que ponto os objectivos ou metas são atingidos mediante prévio planeamento. Para o secretário ter eficácia no seu trabalho é necessário atenção acima de tudo. Eficácia
Adaptação Uma adaptação é qualquer característica ou comportamento natural evoluído que torna algum organismo capacitado a sobreviver em seu respetivo habitat. É importante que o secretário se sinta bem no local onde trabalha.
Dinamismo No sentido mais comum, dinamismo é atividade, energia. Diligência ou atividade intensa e espírito empreendedor. O profissional de secretariado está a executar mais que uma tarefa ao mesmo tempo, mostra que é dinâmico.
Organização e capacidade de trabalho
Os profissionais de Secretariado têm muitas vezes sérios problemas porque existem operações demasiado complexas ligadas entre si que é preciso hierarquizar e coordenar. Para que isso se concretize, é preciso ter em conta: a urgência, a importância, a natureza e o interesse.
Senso comum
Senso comum é baseado em fontes de conhecimento entre as quais o bom senso, a intuição e a autoridade de um conhecimento específico. Todos precisamos do senso comum que nos permite sentir a realidade.
Iniciativa Iniciativa implica sempre ”sentido de responsabilidade” e quem toma a iniciativa assume sempre essa mesma responsabilidade. O secretário deve ter acima de tudo iniciativa própria.
Capacidade de fazer uso da psicologia e da Tenacidade
Deve saber prever as atitudes e reações dos outros para atuar em conformidade, através do diálogo, da compreensão e do respeito mútuo. Deve transformar os problemas em desafios. Tenacidade é não desistir perante os desafios que vão surgindo, por mais cansativo e insuportável que seja.
Tacto Nesta área é preciso ter confiança e tacto, não magoar, não impor brutamente uma ordem, mas compreender, corrigir, encorajar, criando «sentido objectivo comum».
Facilidade de aprendizagem
O profissional de Secretariado deve estar aberto aos novos conhecimentos e ter interesse em aprender, o que irá facilitar a sua aprendizagem.
Para aumentar a eficácia do seu desempenho no local de trabalho deve seguir alguns conselhos:
Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje
Não acumule assuntos pendentes nem papéis em cima da secretária. Organizar o seu trabalho fazendo todos os dias uma escala de tarefas, ordenando-as segundo a sua importância. Cumpra essa planificação.
Organize o espaço físico
Só assim poderá desenvolver o hábito de não adiar o que tem para fazer. A desorganização é um sério impedimento à eficaz tomada de decisões. E o excesso de papel é um dos culpados.
Examine diariamente os documentos que se vão acumulando em cima da secretária e faça imediatamente uma seleção, rejeitando os que não lhe interessam. Tenha três bandejas no seu escritório: uma para a entrada de documentos, outra para os assuntos pendentes e outra ainda para o material que deverá sair diariamente.
Discipline as interrupções
Durante o dia recebe dezenas ou centenas de telefonemas, cartas e e-mails que interrompem o seu trabalho subitamente. Dedique uma hora do dia, preferencialmente assim que chega ao escritório, para pôr a correspondência em dia e fazer os telefonemas que necessita.
Evite as conversas de corredor ou as paragens frequentes para café durante as horas de expediente.
Crie rotinas de tarefas
Efetuar determinadas tarefas regulares de forma rotineira diminui o tempo de concretização. O objetivo é perder o mínimo de tempo possível nas tarefas menos importantes e reservar mais tempo para aquelas a que tem que dedicar mais atenção. Por isso, faça diariamente uma listagem das tarefas que desempenhou e o tempo que lhes dedicou. Ao fim de algumas semanas, selecione as que realizou mais vezes, compare os tempos e poderá identificar algumas ineficiências e áreas em que terá que melhorar o desempenho. Não cometa o erro de eliminar sistematicamente as tarefas rotineiras da sua agenda.
Faça uma planificação das tarefas
Diariamente, dedique algum tempo a planear as atividades logo pela manhã e acompanhe o desenrolar dos acontecimentos ao longo do dia. Semanalmente, examine a sua agenda, os arquivos de trabalho e a lista de assuntos pendentes; estabeleça prioridades, planeie o trabalho da semana e reserve algum tempo para assuntos inesperados. Faça ainda um plano mensal para o mês seguinte, que poderá ir completando diariamente.
Reveja a lista de material de apoio
A falta de material a meio de um dia de trabalho pode provocar atrasos irrecuperáveis. Verifique logo de manhã se tem à mão canetas, papel e outros materiais de que poderá precisar ao longo do dia; não se esqueça igualmente de verificar se a fotocopiadora e a máquina de fax estão abastecidos de papel; se este se esgotar, reponha-o de imediato.
Seja persistente na organização
Seja persistente e mantenha as rotinas e os hábitos de organização. Centralizar o registo de todas as tarefas, por mais pequenas que sejam, numa agenda ou num caderno elimina os pequenos pedaços de papel e os post-it espalhados e colados pela sua secretária. Não desista.
Os secretários são os profissionais responsáveis pelas diversas tarefas administrativas necessárias ao correto funcionamento de uma administração, serviço ou escritório. As tarefas de secretariado são, entre outras, processar, datilografar e traduzir relatórios, cartas e atas, atender telefonemas, receber visitantes, marcar encontros e entrevistas, contactar clientes, preencher impressos, enviar documentos através de fax e correio e organizar e manter diversos ficheiros e dossiers.
Podem também preparar processos para a chefia, compilando a documentação e a informação necessárias, transmitir decisões, providenciar reuniões de trabalho e redigir as suas atas, tirar fotocópias, receber e classificar correspondência e documentos, efetuar a marcação de viagens e assegurar a ligação entre os profissionais que secretariam e o resto dos elementos da organização, planear e organizar a rotina diária e mensal da chefia/direção, providenciando pelo cumprimento dos compromissos agendados.
Assim, o Profissional de secretariado tem de:
Organizar a agenda, efetuando a marcação de reuniões, entrevistas e outros compromissos, tendo em conta a sua duração e localização e procedendo a eventuais alterações;
Organizar reuniões, elaborando listas de participantes, convocatórias, preparando documentação de apoio e providenciando pela disponibilização e preparação do local da sua realização, incluindo o equipamento de apoio;
Organizar deslocações efetuando reservas de hotel, marcação de transporte, preparação de documentação de apoio e assegurando outros meios necessários à realização das mesmas. Assegurar a comunicação da chefia/direção com interlocutores, internos e externos, em língua portuguesa ou estrangeira.
Receber chamadas telefónicas e outros contactos, efetuando a sua filtragem em função do tipo de assunto, da sua urgência e da disponibilidade da chefia/direção, ou encaminhando para outros serviços;
Acolher os visitantes e encaminhá-los para os locais de reunião ou entrevista;
Contactar o público interno e externo no sentido de transmitir orientações e informações da chefia/direção.
Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da chefia/direção;
Selecionar, registar e entregar a correspondência urgente e pessoal e encaminhar a restante a fim de lhe ser dada a devida sequência;
Providenciar a expedição da correspondência da chefia/direção;
Organizar uma viagem (viagem de comboio; viagem de automóvel; viagem de avião, etc.), tratando dos respetivos documentos (passaporte; documentos de sanidade; seguro de viagem; aspectos financeiros da viagem; outros aspectos práticos; pedido de título de transporte e de hotel; escolha e reserva dos hotéis e da viagem de regresso).
