Secretariado - Relações Sociais

As relações sociais no mundo da empresa são muito relevantes. Quando se integra numa nova empresa, um profissional de secretariado com pouca experiência deve comportar-se de maneira a que as suas relações sejam corretas em todos os casos.

O grande volume de relações resulta do facto de se poder considerar o profissional de secretariado como o centro sobre o qual gira a vida do escritório; por isso deverá agir de maneira a entender-se bem com todas as pessoas com quem se relaciona no seu trabalho.

Relacionamento com a chefia

• Respeito e entendimento mútuos – a relação que se estabelecer entre o profissional de secretariado e o seu chefe pode ser a base do sucesso no seu trabalho. O melhor entendimento assentará no respeito e na compreensão mútuos. No profissional de secretariado deve primar a seriedade, o respeito e o cumprimento das tarefas que o seu superior lhe pedir. Tem de se habituar aos seus hábitos e métodos de trabalho o mais depressa possível e aceitá-los sem discussão. Inicialmente é possível que tenha de perguntar com frequência como deve realizar as tarefas, mas, com o tempo e com a experiência, será capaz de identificar as suas próprias áreas de responsabilidade, prioridades e aquilo que deve ou não expor ao seu chefe;
• Tratamento – Sempre que se dirigir ao seu chefe, o profissional de secretariado deve fazê-lo tratando-o por "Senhor", "Senhor Dr", etc. Não deve ter demasiada confiança com o seu chefe e se achar que ele está enganado relativamente a algum assunto, deve dizer-lho, mas escolhendo as palavras e o momento adequados. Deve demonstrar a maior discrição para com o seu superior, pois não é em vão que tem acesso a toda a sua vida privada;
• Horário – Os diretores têm horários diferentes e variáveis de acordo com a sua carga de trabalho. O profissional de secretariado deve aplicar uma certa flexibilidade relativamente a horários, a fim de os adaptar aos do seu chefe; não lhe criticarão as ausências se souber organizar o seu tempo;
• Responsabilidades – Deve saber claramente qual é a responsabilidade do chefe dentro da empresa, pois permitirá analisar a fundo as especificidades do seu trabalho, para determinar com segurança o que o chefe espera dele;
• Relações exteriores da chefia – o profissional de secretariado deverá usar de toda a sua diplomacia com a família e com os amigos do seu chefe. O superior vive entre dois ambientes que o profissional de secretariado deve saber distinguir: o privado e o estritamente profissional. Para lidar com familiares e amigos, o profissional de secretariado deve tentar seguir determinadas regras e adaptar-se com tacto e diplomacia às situações que possam surgir. Não deve fornecer qualquer informação sobre a utilização do tempo pelo seu chefe. Não interferirá de modo algum no espaço pessoal do seu superior direto; deve evitar a cumplicidade com familiares ou amigos e que a tomem por sua confidente. Também se deve recusar a tomar partido por alguém em especial: isso pode ser fonte de futuros problemas. Deve saber lidar com as pessoas aborrecidas e indesejáveis e ocupar-se pessoalmente de algumas chamadas, se desta forma aliviar o seu superior de um peso.

O relacionamento com os colegas 

Devido ao lugar que ocupa dentro do organigrama da empresa, o profissional de secretariado deve manter boas relações com os colegas, criar laços de camaradagem e cooperação para um bom desempenho do trabalho diário.

Deve adoptar uma atitude afável e criar os vínculos necessários, evitando excessos de confiança. Para isso, é necessário que haja um espírito de colaboração e uma convivência perfeita.

Não se deve aproveitar da sua posição para descarregar o trabalho sobre terceiros, não deve criticar nem pôr em evidência algum erro de um colega, não deve invadir áreas de trabalho alheias, se não tiver recebido um pedido a solicitar a sua intervenção.

Deve evitar a competitividade de tipo pessoal, que provoca atitudes negativas; deve evitar as discussões; não deve julgar os outros de forma negativa quando não está de acordo com as suas ideias.

Com os inferiores hierárquicos a relação é um pouco mais complicada, pois para eles o profissional de secretariado é um intermediário ideal. Não se deve aproveitar da sua posição de força nem cair na tentação de participar em todos os conflitos internos.

Deve transmitir todas as mensagens sem misturar qualquer tipo de simpatia ou de antipatia pessoal e guardar para si qualquer tipo de confidência que o seu chefe tenha feito sobre os colaboradores, ainda que esta seja positiva.

Preparação e Organização de Reuniões

A organização de qualquer tipo de reunião (seminários, almoços de trabalho, conselhos de administração, etc.), irá depender do número de participantes, da importância da mesma e da ordem de trabalhos do dia.

Se a reunião for de grande relevância, devido ao tema a abordar ou ao número de participantes, a sua organização pode ser solicitada a um departamento, a uma empresa especializada, ou a uma comissão especificamente criada para o efeito.

Se o chefe tiver a responsabilidade da sua organização, o profissional de secretariado deverá conhecer todos os pormenores relativos à mesma, e pôr à prova as suas capacidades de organização.

Dado que se torna necessário garantir que todas as tarefas sejam cumpridas e que nada seja deixado ao acaso ou que tenha de ser improvisado, deve-se dar resposta às seguintes perguntas:

De que tipo de reunião se trata: assembleia geral, reunião de departamento, seminário de formação?

Qual é o objetivo da reunião?

Quem é que organiza a reunião?

Quem é que vai participar?

Quem deverá intervir?

Onde é que terá lugar?  É necessário saber se irá ser realizada na própria empresa (sala de reuniões) ou se deverá alugar-se um outro local. Quem irá decidir qual o local apropriado? (Deve-se ter em conta a distância em relação à sede da empresa ou ao aeroporto; a capacidade; a comodidade, a sonoridade e iluminação, etc.)

Quando é que irá ser realizada?

Quanto tempo irá durar?

Quanto irá custar? Deve-se saber previamente qual o orçamento com que se pode contar e quais os âmbitos que abrange.

Depois de terminada a reunião, o profissional de secretariado deve fazer um balanço da mesma devendo efectuar as seguintes tarefas:

• Redigir um relatório e enviá-lo a todos os participantes;
• Empreender ações que potencializem os objetivos alcançados na reunião: notas de imprensa, artigos para revistas especializadas, etc.;
• Recuperar o material utilizado;
• Verificar as faturas antes de as emitir;
• Agradecer a colaboração de todos os que participaram na organização e realização da reunião;
• Anotar impressões (as próprias e as dos outros, as positivas e as negativas) e, principalmente, os pontos que poderiam ser melhorados.



Arquivo da Documentação

Dependendo do volume, a documentação será guardada em caixas ou em pastas, correspondendo uma a cada processo. Torna-se necessário que o profissional de secretariado seja conhecedor dos vários sistemas de arquivo, a fim de optar por aquele que melhor se adapta ao tipo de documentação a arquivar.

Depois de escolhido o sistema de arquivo da documentação, o profissional de secretariado deve informar todas as pessoas que tenham acesso ao arquivo e o utilizem.

O profissional de secretariado deve incluir cópias da documentação em várias pastas, guardando o original onde for mais importante, bem como verificar o estado das pastas mais ou menos regularmente ou, pelo menos, cada vez que arquivar um documento.

O profissional de secretariado deve deixar bem claro o código de classificação, bem como a relação dos temas – seções – códigos que foram utilizados para a classificação, assim como a forma de distribuição dos arquivos.

Atualmente existem já completos sistemas informáticos ou sistemas de informação que implementam a gestão documental recorrendo à tecnologia, nomeadamente às bases de dados.

Uma das vantagens da utilização de um destes sistemas de gestão documental passa pela redução do custo das cópias, com a consequente redução do espaço de arquivo.

A redução de custos continua pelos ganhos de eficiência e eficácia administrativa que se repercutem no corte de custos operacionais.  A pesquisa de qualquer documento torna-se facilitada, bem como o reencaminhamento do mesmo numa empresa de alguma dimensão.

A normalização dos documentos que custa algum trabalho manual ao profissional de secretariado, num sistema de gestão documental é inata dado que é implementada informaticamente.